Description

Le chef de bureau, également connu sous le nom d’office manager, est le responsable des activités d’un bureau : il gère les personnes, les fonctions et les ressources afin d’assurer son bon fonctionnement.

il est amené à :

• gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants),
• réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails
• préparer , mettre à jour et adapter les présentations
• gérer l’agenda des  responsables, préparer les voyages et déplacements,
• organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus,
• trier et organiser le classement de documents et dossiers.
• Saisie des factures et BL 
•  tenue du cahier de caisse, saisie des opérations comptables en collaboration avec le comptable. 
• Suivi et relance des paiements
•  Archivage papier et numérique des pièces comptables et administratives
• gestion des budgets du bureau , veille à passer les commandes du matériel nécessaire aux activités administratives normales (comme le matériel de bureau, le papier et les consommables)
• contacte les fournisseurs et négocie les prix, les dates de livraison et les différents termes de l’achat. 
•  supervise l’entretien ordinaire du bureau et du matériel du bureau , envoie et suivi des demandes de réparation ou de remplacement.

Requirements

• Connaissance des outils bureautiques (word,excel,powerpoint)
• Modalité d’accueil
• Technique de prise de notes
• Rigueur et organisation
• Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles
• Esprit de synthèse
• Sens relationnel
• Respect de la hiérarchie