Titre du Poste:

Executive Assistant (EA)

• Niveau: Entry level
• Fonction: Business Head
• Localisation: Tchad
• Responsable Fonctionnel: Directeur Général

Description du poste

• • Assiste au quotidien le DG dans la planification et la gestion de son Agenda
    Conformément aux instructions du DG dans le cadre de la politique de l’entreprise, l’assistant :
    – Apporte son support quotidien et assure le suivi des dossiers et autres actions du DG,
    – Coordonne les activités du Pool des assistants /assistantes en collaboration avec les RH
    – Assure une gestion opérationnelle et administrative des missions, voyages et des LOI (du support dans la planification, à l’obtention des visas au Reporting y relatif).
  • Domaines clés
• Domaines
  • Principales Responsabilités
  • Responsabilités Quotidiennes
  • Gestion des courriers professionnels et autres correspondances du DG et s’assurer de leurs transmissions dans leurs plus brefs délais
• Tri des mails et autres courriers à traiter par ordre de priorité
  • Apporter un support au DG pour la rédaction des courriers confidentiels conformément à ces instructions.
  Gestion des dossiers dits sensibles dans la plus grande discrétion
  Gestion de l’agenda quotidien du DG
  • Organisation de ces réunions internes et externes selon sa disponibilité.
  Suivi du développement de ces divers projets jusqu’à leurs concrétisations
  Organisation de ses voyages et s’assurer que ses dossiers administratifs sont à jours : visa, frais de mission, réservation d’hôtel, etc.
  • S’assurer que l’achat de son billet d’avion soit fait dans les plus brefs délais et acheté à un prix compétitif conformément à la politique de voyage de notre OpCo.
  Trier les informations, demandes, et autres invitations adressées au DG par ordre de priorité et selon leur importance puis selon les instructions de ce dernier les transmettre à qui de droit.
  Archiver les dossiers importants physiquement et électroniquement conformément aux orientations du DG.
• Apporter un support administratif.
  Assurer le traitement des dossiers de remboursement du DG ainsi que leur suivi et établir un rapport à cet effet.
  Effectuer la mise à jour de la liste de son équipe
  S’assurer de la mise à jour du calendrier des congés des membres du CODIR
• Reporting
  Etablir des rapports de suivi du budget voyage DG journalièrement, hebdomadairement et mensuellement et comparer ces informations avec celles que les départements des finances et des ressources humaines ont eu à traiter.
  Etablir un rapport de suivi des remboursements divers : assurance santé, frais scolaire et autres
  Etablir un rapport de suivi de ces différentes missions en local et à l’international
• HR
  Participe à toute action de formation et de développement interne
  Interagir avec les RHs pour le compte du DG selon ces recommandations
  Interface avec le Groupe et les différentes opérations
  Soumission du calendrier des congés dûment mis à jour
  Planification des calendriers d’assignation des objectifs (KRA) et des évaluations
• Gestion des Voyages et Déplacements
  Gérer les acquisitions de billets en National comme à l’international
  Etablir et suivre les plans de transport des employés (Vol, transport terrestre, transport maritime et fluvial)
  Elaborer des ordres de mission, les LOI le cas échéant et Assurer le suivi administratif d’octroi de visas
  Coordonner, sous la supervision du Manager HR, le service protocolaire et le Suivi des budgets voyages
  Propose les options avantageuses pour la société en la matière
  Assurer l’hébergement des personnes en mission en GH ou à l’hôtel
  Assurer la conformité des documents de voyage des employés expatriés
• Travel Reporting
  Etablir les rapports d’activités hebdomadaires
  Etablir les rapports Mensuels des missions, Voyages et LOI
  Etablir les rapports d’hébergement des hôtels et des forfaits Hébergement
• Compétences Spécifiques
  Réalise toutes activités professionnelles à la demande de sa hiérarchie
  Sens de l’organisation
  Avoir une bonne connaissance et maitrise de l’outil informatique (MS WORD, MS EXCEL, MS POWERPOINT, etc.)
  Excellentes capacités de communication en oral et écrit ;
  Avoir un bon niveau en anglais
  Être capable de travailler sous pression avec des hauts standards de performances ;
  Compétence interpersonnelle solide dans les relations/discussions à tous les niveaux
  Excellentes capacités de communication en oral et écrit ;
  Orienté et focus sur les résultats
  Disposer d ‘un bon esprit critique, analytique et être capable de maintenir des bonnes relations de travail avec ses collègues ;
  Avoir un esprit créatif et ouvert
• Niveau d’Education
  Maitrise/Licence en Administration ou tout autre domaine connexe
  BTS en Secrétariat de Direction
  Experiences Professionnelles réquises
  5à 7 ans d’expérience dans le domaine de l’assistanat de direction

Pour postuler

Envoyer votre CV avec une lettre de motivation et les copies de vos diplômes à l’adresse électronique ci-après :