Votre environnement

Au sein d’une banque filiale d’un grand groupe bancaire international, vous intégrerez le Pôle Support & Opération. Vous serez responsable de la gestion, de la conservation ainsi que de la recherche des documents et des archives de la banque conformément aux procédures d’archivage.

Votre rôle

• – Animer l’équipe de travail et gérer les ressources dédiées à l’activité de gestion des archives ;
• – Œuvrer pour l’optimisation, la modernisation et le pilotage de l’activité de gestion des archives de la Banque ;
• – Avoir mené un projet de modernisation des archives et de mise en place d’un archivage électronique ;
• – Gérer au quotidien les archives de la Banque et maîtriser les risques opérationnels inhérents à la conservation et à l’archivage des documents ;
• – Veiller à l’adéquation quantitative et qualitative des moyens affectés à la gestion des archives et proposer à la hiérarchie les actions nécessaires au maintien ou à la mise à niveau de ces moyens, en vue d’atteindre les objectifs de la Banque ;
• – Manager, animer et informer votre équipe ;
• – Favoriser l’appropriation par ses collaborateurs de toute nouvelle technique ou méthode de travail ;

• – Conduire le diagnostic de l’activité de gestion des archives et mettre en place un plan d’actions à faire validé par la hiérarchie en termes de méthodologies de travail, d’outils de travail, etc. afin de réduire les frais généraux, de bénéficier d’une réactivité accrue, d’améliorer la productivité et maîtriser les risques ;
• – Optimiser les espaces de travail dédiés à la gestion des archives (éviter la saturation des espaces, économiser les coûts de stockage, faciliter l’accès aux rayonnages et documents, …) ;
• – Mettre en place une politique d’externalisation de la gestion des archives permettant d’optimiser l’activité et de gagner en termes de frais généraux ;
• – Concevoir et diffuser une méthodologie d’archivage adaptée et propre à chaque entité productrice ;
• – Garantir la qualité et la cohérence des bases de données d’archives, au cas où les Archives seront dotées d’une base de données archivistiques ;
• – Mettre en place, chiffrer et analyser des indicateurs de performance et de risque propres à son activité et assurer le suivi de leur évolution ;
• – Assurer la protection et la bonne conservation du fonds d’archives de la Banque ;
• – Analyser les besoins des utilisateurs, en cas de demande de documents archivés, afin d’assurer leur juste communication et mise à disposition, en respectant les dispositions légales en matière de gestion des documents et des archives ;
• – S’assurer de la destruction, en temps utile et sans risque, des documents dont la Banque n’a plus raison de les conserver et ce dans le respect des règles de protection de l’information et de confidentialité ;
• – Veiller au respect des obligations imposées par les lois et règlements, par les autorités de tutelle et de marché ;
• – Maîtriser les risques opérationnels inhérents à la conservation et à l’archivage des documents.

Votre profil

• Vous possédez un diplôme dans le domaine de la documentation et/ou de l’archive et vous avez au moins 5 ans d’expérience similaire dans ce métier.
• Vous avez le sens de l’organisation et de la méthode, le sens du relationnel de la communication et d’écoute, de la rigueur, le sens de responsabilité, de la clairvoyance et de la réactivité.
• Vous possédez des connaissances de la législation et de la réglementation relatives aux archives ; des règles de droit qui régissent la déontologie du métier et des techniques archivistiques et de l’informatique spécialisée.