Nous recrutons
pour contrat CIVP.
– Maitrise de l’anglais très préférable
– Maitrise du pack office (obligatoire)
– Sérieuse, Organisée, Rigoureuse et prête à apprendre.
Missions
Rôles & Responsabilités (liste non-exhaustive):
Répondre et diriger les appels téléphoniques
Organiser et planifier des réunions et des rendez-vous
Maintenir les listes de contacts
Aider à la préparation des rapports réguliers
Développer et maintenir un système de classement
Commande de fournitures de bureau
Soumettre et rapprocher les notes de frais
Déplacements en dehors du bureau pourrait être requis
Rechercher et créer des présentations
Générer des rapports
Préparer et suivre les factures
Maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau des stocks ; anticiper les fournitures nécessaires ; passer et accélérer les commandes de fournitures ; vérifier la réception des fournitures
Contribuer à l’effort de l’équipe en réalisant des résultats connexes au besoin
Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, etc.
Rédiger des lettres et des courriels au nom des autres membres du personnel du bureau
Réservez des conférences téléphoniques, des chambres, des taxis, des coursiers, des hôtels, des déplacements (avion, train…) etc.
Couvrir la réception au besoin
Maintenir les systèmes de classement informatique et manuel
Traiter les informations sensibles de manière confidentielle
Rédiger des comptes rendus précis des réunions
Coordonner les procédures de bureau
Répondre aux demandes de renseignements par e-mail, par téléphone ou en face à face
Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces
Résoudre les problèmes administratifs
Réceptionner, trier et distribuer le courrier
Répondre aux appels téléphoniques et les transmettre
Gérer les rendez-vous du personnel
Superviser le travail des juniors
Tenir à jour les relevés de congés des employés
Coordonner les réparations des équipements de bureau
Accueillir et assister les visiteurs au bureau
Photocopier et imprimer des documents au nom d’autres collègues
Compétences requises:
Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches et à prioriser le travail
Souci du détail et compétences en résolution de problèmes
Excellentes compétences en communication écrite et verbale
L’anglais, le français et l’arabe parfaits sont nécessaires (parlé, écrit) et toutes les autres langues sont un atout
Solides compétences organisationnelles et de planification
Maîtrise de MS Office
Capacité à hiérarchiser les informations
Dynamisme et discrétion à la fois
Désireux d’apprendre
Si vous êtes intéressé(e), merci de nous envoyer une lettre de motivation et un CV en ANGLAIS à avec la référence : “Administrative Assistant” dans l’objet de l’email.
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Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à hr@actg-cro.com