Nous recrutons

un(e) secrétaire/assistant(e) de direction

pour contrat CIVP.

– Maitrise de l’anglais très préférable
– Maitrise du pack office (obligatoire)
– Sérieuse, Organisée, Rigoureuse et prête à apprendre.

Missions
Rôles & Responsabilités (liste non-exhaustive):

 Répondre et diriger les appels téléphoniques
 Organiser et planifier des réunions et des rendez-vous
 Maintenir les listes de contacts
 Aider à la préparation des rapports réguliers
 Développer et maintenir un système de classement
 Commande de fournitures de bureau
 Soumettre et rapprocher les notes de frais
 Déplacements en dehors du bureau pourrait être requis
 Rechercher et créer des présentations
 Générer des rapports
 Préparer et suivre les factures

 Maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau des stocks ; anticiper les fournitures nécessaires ; passer et accélérer les commandes de fournitures ; vérifier la réception des fournitures
 Contribuer à l’effort de l’équipe en réalisant des résultats connexes au besoin
 Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, etc.
 Rédiger des lettres et des courriels au nom des autres membres du personnel du bureau
 Réservez des conférences téléphoniques, des chambres, des taxis, des coursiers, des hôtels, des déplacements (avion, train…) etc.
 Couvrir la réception au besoin
 Maintenir les systèmes de classement informatique et manuel
 Traiter les informations sensibles de manière confidentielle
 Rédiger des comptes rendus précis des réunions
 Coordonner les procédures de bureau
 Répondre aux demandes de renseignements par e-mail, par téléphone ou en face à face
 Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces
 Résoudre les problèmes administratifs
 Réceptionner, trier et distribuer le courrier
 Répondre aux appels téléphoniques et les transmettre
 Gérer les rendez-vous du personnel
 Superviser le travail des juniors
 Tenir à jour les relevés de congés des employés
 Coordonner les réparations des équipements de bureau
 Accueillir et assister les visiteurs au bureau
 Photocopier et imprimer des documents au nom d’autres collègues

 Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches et à prioriser le travail
 Souci du détail et compétences en résolution de problèmes
 Excellentes compétences en communication écrite et verbale
 L’anglais, le français et l’arabe parfaits sont nécessaires (parlé, écrit) et toutes les autres langues sont un atout
 Solides compétences organisationnelles et de planification
 Maîtrise de MS Office
 Capacité à hiérarchiser les informations
 Dynamisme et discrétion à la fois
 Désireux d’apprendre

 
Si vous êtes intéressé(e), merci de nous envoyer une lettre de motivation et un CV en ANGLAIS à  avec la référence : “Administrative Assistant” dans l’objet de l’email.
 

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